Copias de seguridad: errores comunes en pymes

Las copias de seguridad son el seguro de cualquier empresa: cuando algo falla, son las que determinan si se pierde una tarde de trabajo o el negocio entero. Sin embargo, muchas pymes dan por hecho que basta con tener algún sistema de backup activado, sin revisar cómo funciona realmente ni si cubre lo que necesitan. Estos son los errores más habituales que vemos en empresas de la zona, y cómo evitarlos.

No comprobar que las copias se pueden restaurar

Tener copias no es lo mismo que tener copias que funcionan. Es habitual que un sistema de backup lleve meses ejecutándose sin que nadie haya intentado restaurar un archivo o una carpeta. El problema aparece el día que de verdad se necesita: entonces se descubre que la copia está corrupta, incompleta o que pertenece a una versión del sistema que ya no existe. Hacer una prueba de restauración de vez en cuando, aunque sea con pocos archivos, es la única manera de saber si la copia sirve para algo.

Guardar la copia en el mismo lugar que los datos originales

Un disco externo conectado permanentemente al mismo ordenador, o una copia guardada en el mismo servidor que los datos de producción, protege de muy pocas cosas. Si hay un incendio, un robo, una subida de tensión o un ataque de ransomware que cifra todo lo que encuentra a su paso, la copia desaparece junto con el original. Al menos una copia debería estar en una ubicación distinta, física o en la nube, para que un problema en la oficina no afecte también al backup.

No seguir la regla de varias copias y varios soportes

La recomendación clásica es sencilla: al menos tres copias de los datos, en dos tipos de soporte distintos, y una de ellas fuera de la oficina. En la práctica, muchas pymes se quedan con una sola copia reciente y pierden las versiones anteriores, lo que es un problema cuando el error se detecta días o semanas después de que ocurriera, por ejemplo un archivo dañado silenciosamente o un borrado que nadie notó a tiempo. Mantener varias versiones con fechas distintas evita quedarse solo con la copia de un día que ya estaba afectado.

Dejar el acceso a las copias sin ningún control

Una copia de seguridad contiene exactamente la misma información sensible que los datos originales: contratos, nóminas, datos de clientes. Si cualquier persona de la empresa, o cualquier equipo infectado, puede leer o borrar esas copias sin restricción, de poco sirve tenerlas. Limitar quién puede acceder a ellas, cifrarlas y, si es posible, hacer que no se puedan modificar ni eliminar desde el mismo usuario que las genera, reduce mucho el riesgo de que un ataque también se lleve por delante el backup. Esto forma parte de cualquier plan serio de seguridad informática.

No tener claro cómo se restaura, ni cuánto se tardaría

El plan de backup suele estar pensado para el momento de hacer la copia, pero no para el momento de recuperarla. ¿Quién sabe restaurar los datos si la persona habitual está de vacaciones? ¿Cuánto tiempo tardaría la empresa en volver a funcionar? Son preguntas que conviene responder antes de necesitarlo, no durante una incidencia. Un mantenimiento informático que incluya revisar y documentar este proceso evita sorpresas cuando más presión hay.

Las copias de seguridad no dan ningún problema hasta el día que fallan, y ese día suele ser el peor momento para descubrirlo. Revisar estos puntos de vez en cuando, aunque el negocio vaya bien y nunca haya pasado nada, es la forma más barata de evitar un disgusto serio.